談如何做好燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理工作

摘 要

檔案管理是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的合法權(quán)益和反映企業(yè)歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)
檔案管理是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的合法權(quán)益和反映企業(yè)歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。2001年2月公司成立綜合檔案室以來(lái)，我們狠抓檔案法規(guī)建設(shè)和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，在室藏上規(guī)模、管理上臺(tái)階、服務(wù)創(chuàng)效益、工作創(chuàng)一流的目標(biāo)上下功夫。從最初籌建檔案室到現(xiàn)在已初具規(guī)模，檔案管理工作經(jīng)歷了一個(gè)“從無(wú)到有，從粗到細(xì)”的過(guò)程，檔案變分散為集中，檔案管理走上了軌道，具有室藏檔案近2萬(wàn)多件、卷、盒，基本實(shí)現(xiàn)了檔案工作的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。在我市燃?xì)饨ㄔO(shè)發(fā)展中，燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理發(fā)揮了巨大的作用。下面結(jié)合我公司的實(shí)際情況談?wù)勅绾巫龊萌細(xì)馄髽I(yè)的檔案管理工作。
1 領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，積極為檔案管理創(chuàng)造條件
    為了加強(qiáng)公司檔案工作、增強(qiáng)科技創(chuàng)新和現(xiàn)化化管理體制，樹(shù)立公司良好形象，開(kāi)放利用好檔案信息資源，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，促進(jìn)公司全面發(fā)展。公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作十分關(guān)心和重視，2001年2月公司進(jìn)行機(jī)構(gòu)調(diào)整、成立集科技、文書(shū)、會(huì)計(jì)、照片、實(shí)物等于一體的綜合檔案室。對(duì)各個(gè)職能部門檔案材料由分散管理實(shí)行全部由檔案室集中統(tǒng)一管理，一名副總經(jīng)理專門負(fù)責(zé)抓檔案管理工作。并配備了3名專職檔案人員、負(fù)責(zé)全公司的檔案管理工作。
成立綜合檔案室后，隨著檔案室規(guī)模的擴(kuò)大，要求檔案管理必須具備相應(yīng)基礎(chǔ)條件，原有的檔案裝具和庫(kù)房條件以及手工操作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理以及公司發(fā)展的需要。必須加大硬件設(shè)施的投入，為此，我們向公司領(lǐng)導(dǎo)提出了申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)非常重視，并給予大力支持。在很短時(shí)間內(nèi)給我們配置了足夠的檔案庫(kù)房，配備了空調(diào)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、溫濕度計(jì)、縫紉機(jī)、密集型檔案架、底圖柜，添置了檔案盒、檔案卷皮、檔案夾、檔案標(biāo)簽和裝訂機(jī)等檔案裝具及專用設(shè)備，還購(gòu)買安裝了檔案管理系統(tǒng)軟件。并隨著檔案數(shù)量不斷增加，公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)給檔案室添置檔案裝具及專用設(shè)備。為檔案管理和利用創(chuàng)造了必備的條件，滿足了管理的需要，使檔案管理在硬件和軟件方面達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。
2 建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)和規(guī)章制度是做好檔案工作的重要保障
    為了把檔案工作做好。我們首先從檔案管理網(wǎng)絡(luò)和各項(xiàng)制度著手。建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)是搞好檔案管理工作的組織保證。遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則，2001年3月成立了公司檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。建立了由總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理及各部門負(fù)責(zé)人、專(兼)職檔案員組成的公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使得檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、有步驟、有指揮，檔案工作做到了齊抓共管、有序地開(kāi)展進(jìn)行。
    為了加強(qiáng)檔案工作的管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和現(xiàn)代化，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、有效的為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。2001年我們根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》，結(jié)合公司現(xiàn)狀，制定了《鎮(zhèn)江市煤氣總公司檔案管理暫行規(guī)定》；《鎮(zhèn)江市煤氣總公司檔案管理制度》；《鎮(zhèn)江市煤氣總公司檔案人員崗位責(zé)任制》，有了制度使檔案工作做到有章可循，有據(jù)可依，為規(guī)范管理創(chuàng)造了條件。檔案室還組織召開(kāi)了公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，討論修訂檔案管理規(guī)定及各項(xiàng)制度。制度出臺(tái)后，分發(fā)給公司各部門，要求認(rèn)真組織學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行。2004年公司與市燃?xì)饪偣尽⑹刑烊粴庥邢挢?zé)任公司，組建了鎮(zhèn)江市燃?xì)庥邢挢?zé)任公司。“三氣合一”后，我們結(jié)合公司現(xiàn)狀，進(jìn)行檔案資源整合。并重新修訂公司檔案工作網(wǎng)絡(luò)并繪制了網(wǎng)絡(luò)圖，修訂了檔案管理規(guī)定、各項(xiàng)規(guī)章制度及崗位責(zé)任制。2006年9月經(jīng)市政府批準(zhǔn)，公司改制為鎮(zhèn)江華潤(rùn)燃?xì)庥邢薰?。合資公司成立后，根據(jù)合資公司檔案形成特點(diǎn)，我們結(jié)合國(guó)家檔案局頒布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)要求，又重新修訂完善了檔案工作網(wǎng)絡(luò)、各項(xiàng)相關(guān)檔案管理制度及崗位責(zé)任制，制定了《鎮(zhèn)江華潤(rùn)燃?xì)庥邢薰緳n案工作管理辦法》，重新制訂了全宗分類方案。
3 積極主動(dòng)做好檔案的收集、移交工作，為檔案利用奠定良好的基礎(chǔ)
   檔案材料的收集工作是檔案業(yè)務(wù)丁作的基礎(chǔ)，是豐富室藏的主要手段，是整個(gè)檔案工作的重中之重。為了確保檔案材料收集齊全完整，根據(jù)上級(jí)精神和公司實(shí)際，我們制訂了《檔案歸檔制度》分發(fā)給公司各部門。制度中對(duì)文書(shū)、工程、設(shè)備、科研、會(huì)計(jì)、照片、光盤(pán)、實(shí)物等各類檔案的歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔范圍、保管期限都作了明確的規(guī)定以便于部門在收集整理過(guò)程中有依據(jù)，好操作，確保今后公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，從而有效地保證公司各類文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集歸檔。
    公司規(guī)定每年3月份組織開(kāi)展對(duì)全公司各部門檔案材料收集移交工作，并下發(fā)關(guān)于收集移交檔案材料的《通知》，《通知》要求各兼職檔案員按照公司檔案歸檔制度要求，將部門管理工作中所形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度前南各部門兼職檔案員收集整理齊全并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定后移交檔案室歸檔。建設(shè)工程文件材料應(yīng)在竣工驗(yàn)收前歸檔，工程周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)工程結(jié)束后由專人將應(yīng)歸檔的文件材料整理立卷后，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、監(jiān)理、工程管理部審定后移交檔案室歸檔。同時(shí)要求施工單位對(duì)歸檔文件材料的收集要與工程項(xiàng)目施工進(jìn)程做到“三同時(shí)”，即工程施工開(kāi)始，檔案材料的積累也同時(shí)開(kāi)始，工程施工過(guò)程中，檔案材料的積累、整理工作要同時(shí)進(jìn)行，工程施工項(xiàng)目竣工時(shí)，檔案材料的整理歸檔工作同時(shí)完成。并對(duì)歸檔文件內(nèi)容及質(zhì)量做出明確要求，從而使今后工程歸檔文件材料從內(nèi)容及質(zhì)量上有了統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)。為了保證竣工資料及時(shí)、完整歸檔，公司明確規(guī)定：文件材料審核合格歸檔后，由檔案部門在工程結(jié)算單上驗(yàn)收簽字后，施工單位憑檔案室在結(jié)算單上的簽字，才能到財(cái)務(wù)部門辦理工程結(jié)算手續(xù)。這樣有力地保證了竣工資料的歸檔率達(dá)100%。公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔丁作，做到“三納入”、“四同步”納入公司和部門年度工作計(jì)劃，納入管理制度，納入各部門人員崗位責(zé)任制；在布置、檢查、驗(yàn)收、考核各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、驗(yàn)收、考核檔案丁作。確保公司檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達(dá)到規(guī)定的要求。
    在收集移交過(guò)程中，檔案管理人員經(jīng)常深入各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促檢查，對(duì)歸檔文件材料的收集提出具體要求：歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清晰、書(shū)寫(xiě)工整、紙質(zhì)優(yōu)良；歸檔書(shū)寫(xiě)材料只能用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或墨汁書(shū)寫(xiě)，不得用鉛筆、圓珠筆、彩筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)；歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、科研、工程建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；必須層次分明，符合其形成規(guī)律等。我們嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對(duì)移交來(lái)的檔案材料經(jīng)檔案室認(rèn)真審核驗(yàn)收合格后，方可辦理移交手續(xù)，雙方在移交單上簽字，各存一份備查。對(duì)一些不符合質(zhì)量要求的檔案材料，退還原部門重新整理。經(jīng)過(guò)檔案管理人員和兼職檔案員們的共同努力，公司每年的各類檔案材料檔案室都能收集移交齊全。2001至2010年檔案室共收集各類檔案材料近15萬(wàn)多份(張、件、冊(cè)、盒)。
4 認(rèn)真做好檔案的分類、整理、立卷、歸檔工作，提高檔案基礎(chǔ)管理
   檔案正確的分類，是保證卷宗內(nèi)檔案系統(tǒng)整理、編目、利用及計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)。根據(jù)國(guó)家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的要求，依據(jù)公司職能，結(jié)合公司檔案構(gòu)成的內(nèi)容特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與綜合開(kāi)發(fā)利用的原則下，將公司檔案分為文書(shū)、工程、設(shè)備、科研、會(huì)計(jì)、照片、光盤(pán)和實(shí)物8個(gè)大類。我們?cè)谡頇n案過(guò)程中嚴(yán)格按照8個(gè)大類進(jìn)行分類、整理、立卷、歸檔。
    由于過(guò)去公司檔案基礎(chǔ)比較薄弱，檔案材料沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，都分散在各個(gè)部門甚至個(gè)人手中，給查找利用帶來(lái)了一定的困難，檔案信息資源得不到充分開(kāi)發(fā)利用。2001年公司成立綜合檔案室后，針對(duì)公司現(xiàn)狀，我們從檔案基礎(chǔ)工作抓起。為此，我們除了認(rèn)真做好當(dāng)年移交的檔案材料整理立卷歸檔工作以外，還對(duì)各部門移交的公司成立以來(lái)20多年未整理或已整理，但不符合規(guī)范的大量的各種類別檔案材料，按照公司檔案分類大綱進(jìn)行重新系統(tǒng)地分類、整理、立卷歸檔，按檔案類別逐項(xiàng)進(jìn)行分類整理。
    (1) 做好文檔的分類、整理、立卷歸檔工作。我們首先制定了《文書(shū)檔案分類方案、保管期限表》對(duì)公司成立以來(lái)積存未整理的文檔材料，按照分類方案進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、立卷歸檔。我們認(rèn)真細(xì)致地對(duì)每一份材料一一過(guò)目進(jìn)行分類整理，并多次會(huì)同公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組成員對(duì)一些文件材料的歸檔、存舍、保管期限進(jìn)行鑒定，確保了檔案質(zhì)量。同時(shí)對(duì)一些重要的、不完整、缺少的文檔材料。千方百計(jì)盡最大努力收集齊全。做到對(duì)必須歸檔的文件材料“窮追不舍”直至全部到位為止，清除個(gè)人、部門分散保管的現(xiàn)象，確保檔案材料齊全、完整無(wú)缺。同時(shí)還對(duì)一些破損、紙張規(guī)格不一的文件進(jìn)行托表、貼邊，對(duì)字跡模糊，用易退色筆書(shū)寫(xiě)的文件進(jìn)行復(fù)制并存。在整理過(guò)程中我們多次去市檔案局及兄弟單位咨詢、學(xué)習(xí)取經(jīng)，先后多次請(qǐng)市檔案局的專家來(lái)我公司進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2003年，我市全面推行文書(shū)立卷改革，實(shí)施由國(guó)家檔案局頒發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)則》，為了把這項(xiàng)工作做好，我們參加了市檔案局舉辦《歸檔文件整理規(guī)則》培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)，回來(lái)后根據(jù)《規(guī)則》我們重新修訂了公司“文書(shū)檔案的分類及歸檔范圍和保管期限表”。從2002年起公司歸檔文件材料按照《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定分7個(gè)步驟進(jìn)行整理，以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒。經(jīng)過(guò)我們的辛勤勞動(dòng)，公司文書(shū)檔案分類、整理、立卷工作已完成。2001年至2010年共整理文書(shū)檔案5595卷、件。
    (2) 做好工程檔案的分類、整理、立卷歸檔工作。我們?cè)谡碇邪l(fā)現(xiàn)，由于過(guò)去技術(shù)部門在收集、整理工程檔案的過(guò)程中沒(méi)有按照科技檔案管理規(guī)范來(lái)分類、整理立卷，給查找利用帶來(lái)了很多不便。工程檔案是公司整個(gè)檔案的重中之重，查找利用最多，尤其是燃?xì)夤こ虣n案是一個(gè)城市燃?xì)獍l(fā)展建設(shè)的歷史記錄，它不僅是城市建設(shè)的基礎(chǔ)資料，也是國(guó)家重要的技術(shù)檔案，它的準(zhǔn)確性、完整性會(huì)對(duì)城市燃?xì)馐聵I(yè)的發(fā)展、管理和城市的建設(shè)規(guī)劃起到重要作用。為此，我們決定動(dòng)“大手術(shù)”對(duì)二十幾年形成的所有的工程檔案按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)重新分類整理立卷。我們根據(jù)住建部制訂的《城建檔案分類大綱》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等規(guī)定。結(jié)合工程項(xiàng)目的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，在保持檔案本身所同有的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性、便于保管和利用的原則下。編制了《工程檔案分類方案》、《工程檔案歸檔范圍、保管期限》、《關(guān)于工程編號(hào)、圖紙編號(hào)的編制規(guī)定》、《鎮(zhèn)江市燃?xì)夤艿郎顓^(qū)域劃分規(guī)定》。為了規(guī)范管理，我們將“分類方案”、“工程圖紙編制規(guī)定”、“生活區(qū)域劃分規(guī)定”分發(fā)給有關(guān)部門。我們按照分類方案把工程檔案分為綜合類、場(chǎng)站工程類、燃?xì)夤芫W(wǎng)類、工業(yè)及營(yíng)事團(tuán)伙類、辦公、建筑工程類、外協(xié)工程類6個(gè)大類進(jìn)行分類整理立卷。我們?cè)谡磉^(guò)程中遵循文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用的原則進(jìn)行整理、分類、組卷、編制目錄。具體按照文件材料的載體、形成部門和問(wèn)題不同分類，把工程籌備(立項(xiàng))、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、交工驗(yàn)收按階段問(wèn)題分類、整理、立卷按保管期限長(zhǎng)短排序?？⒐D要按照工程實(shí)際發(fā)生情況單獨(dú)組卷。做到合理分類、規(guī)范整理。在做好重新整理工程檔案工作的同時(shí)，還做好每年工程檔案的整理、立卷歸檔工作，經(jīng)過(guò)幾年來(lái)檔案人員的共同努力，經(jīng)統(tǒng)計(jì)共整理完成工程檔案4600多卷。
    (3) 做好會(huì)計(jì)檔案的分類、整理、立卷歸檔工作。我們?cè)谡磉^(guò)程中，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案分類方案及管理規(guī)定，按“類型一年度一保管期限”進(jìn)行整理、分類、立卷。對(duì)每?jī)?cè)憑證、賬簿、報(bào)表逐一編號(hào)貼上檔號(hào)標(biāo)簽裝盒上架。共整理會(huì)計(jì)檔案8 382卷。同時(shí)編制了《會(huì)計(jì)檔案憑證案卷目錄》、《會(huì)計(jì)檔案賬簿案卷目錄》、《會(huì)計(jì)檔案報(bào)表案卷目錄》等檢索工具。
    (4) 做好設(shè)備檔案分類、整理、立卷歸檔工作。我們?cè)谡磉^(guò)程中，嚴(yán)格按照設(shè)備檔案分類方案及管理規(guī)定，按照“設(shè)備性質(zhì)一型號(hào)”分類。將設(shè)備檔案分為動(dòng)力、電器、計(jì)量調(diào)壓、檢測(cè)、特種、車輛、辦公7個(gè)設(shè)備大類，進(jìn)行分類、整理、立卷。
    (5) 做好照片檔案的分類、整理、立卷歸檔1二作。為了更好地開(kāi)發(fā)利用照片檔案信息資源，服務(wù)公司各項(xiàng)工作，根據(jù)照片檔案管理規(guī)范，我們對(duì)收集移交來(lái)的上千張雜亂無(wú)章照片進(jìn)行了分類、整理。按照概況、榮譽(yù)、視察、服務(wù)管理、活動(dòng)、工程7個(gè)大類進(jìn)行整理、立卷，并按事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等6要素編寫(xiě)文字說(shuō)明。經(jīng)過(guò)我們努力，共整理出有保存價(jià)值的照片895張，照片檔案16卷。
    (6) 做好實(shí)物檔案的分類、整理、歸檔工作。我們對(duì)收集移交來(lái)公司的獎(jiǎng)牌和各類榮譽(yù)證書(shū)、錦旗、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案按照“類型一年度”進(jìn)行分類、整理，每一件都貼上檔號(hào)標(biāo)簽，編制文字說(shuō)明。共整理實(shí)物檔案191件。
    (7) 做好光盤(pán)檔案的分類、整理、歸檔工作。公司檔案室對(duì)收集移交來(lái)光盤(pán)，根據(jù)光盤(pán)檔案管理規(guī)范，按“問(wèn)題一保管期限”分類。將公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像光盤(pán)；工程建設(shè)中形成的施工圖、竣工圖等光盤(pán)；購(gòu)置設(shè)備儀器中形成的光盤(pán)；公司文件材料形成的光盤(pán)等按4個(gè)內(nèi)容進(jìn)行分類、整理、歸檔。每張光盤(pán)貼上檔號(hào)，編寫(xiě)文字說(shuō)明。共整理光盤(pán)檔案143張。
    我們?cè)诜诸?、整理、立卷歸檔各類檔案的同時(shí)，還認(rèn)真編制了各類檔案目錄并全部錄入電腦軟件，便于查找利用。
5 積極開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，為各部門提供利用服務(wù)
   檔案工作總的目的是提供利用服務(wù)，檔案工作的最終價(jià)值體現(xiàn)在它的利用價(jià)值。利用檔案使我公司各項(xiàng)工作發(fā)揮最大效能是我們檔案：工作的重要指導(dǎo)方針。為了更好地使檔案最大限度地發(fā)揮作用，檔案室充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息，緊緊圍繞公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中心工作，突出服務(wù)重點(diǎn)主動(dòng)開(kāi)展檔案的利用服務(wù)工作。為此，我們認(rèn)真做好檔案編研工作，對(duì)庫(kù)藏檔案信息進(jìn)行全面梳理挖掘，制編了公司組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、制度匯編、發(fā)文匯集、利用效果匯編等多篇檔案編研材料。通過(guò)對(duì)檔案材料的編研，企業(yè)可以進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新。我們還認(rèn)真細(xì)致地編制了各類檔案的全引目錄、案卷目錄、文件目錄、卷內(nèi)目錄等一系列的檢索工具。把全部目錄輸入檔案管理系統(tǒng)軟件，電腦著錄檔案目錄一共27899條，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)全部微機(jī)存儲(chǔ)，利用軟件進(jìn)行檢索，做到不管是查詢還是調(diào)檔都能準(zhǔn)確、快捷方便地提供服務(wù)，大大的提高了檔案利用率。
    多年來(lái)，公司檔案室積極主動(dòng)熱情地為公司各部門提供快捷、準(zhǔn)確、多元化的檔案利用服務(wù)丁作，牢固樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)、及時(shí)服務(wù)、提前服務(wù)、跟蹤服務(wù)、全方位服務(wù)意識(shí)。無(wú)論是節(jié)假日還是休息時(shí)間只要丁作需要隨叫隨到，堅(jiān)守崗位提供充分便利的服務(wù)。并嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，認(rèn)真履行簽字手續(xù)。在配套小區(qū)、團(tuán)伙、道路燃?xì)夤艿拦こ痰脑O(shè)計(jì)、改造、施工、維修、置換；天然氣上黨門站、句容高中壓調(diào)壓站等辦理土地使用證；公司“三氣合一”及成立合資公司進(jìn)行清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評(píng)估；市電視臺(tái)拍攝華潤(rùn)燃?xì)庑麄髌?；建設(shè)鎮(zhèn)江市燃?xì)夤芫W(wǎng)地理信息系統(tǒng)對(duì)天然氣地下管線探測(cè)及測(cè)量；職工權(quán)益的保障；各類經(jīng)濟(jì)糾紛、企業(yè)投標(biāo)等各項(xiàng)工作和重要活動(dòng)中，檔案室積極提供了大量各類檔案材料利用。極大的滿足了各部門對(duì)檔案的需求。檔案室還積極為社會(huì)提供可靠、真實(shí)、有利用價(jià)值的檔案信息，給公司創(chuàng)造了較好地經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。2001年至2010年接待查閱利用7437人次，提供檔案18443卷、件次?，F(xiàn)在，公司檔案室已成為公司檔案的保管基地和查找利用的中心。
6 做好檔案的安全保管、統(tǒng)計(jì)工作
    確保檔案的安全是檔案部門的重要職責(zé)。公司檔案室采取了一系列有效的安全措施保護(hù)檔案，建立健全檔案保管安全體系，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房管理制度，在庫(kù)房現(xiàn)代化管理方面，購(gòu)買空調(diào)、溫、濕度測(cè)試儀、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)劑等，安裝防光窗簾、防盜設(shè)施、紅外線報(bào)警儀，使庫(kù)房管理達(dá)到防火、防盜、防鼠、防塵等“十防”要求，確保檔案的安全管理與最佳利用。建立各類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，庫(kù)藏檔案定期進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，做到帳、物相符。對(duì)一些破損的檔案，及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。嚴(yán)格檔案借閱、保密制度，對(duì)所有查閱借閱檔案人員必須登記簽字，方可借閱。對(duì)涉及企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)核心內(nèi)容的商業(yè)機(jī)密設(shè)置利用權(quán)限，這樣既保證檔案信息的有效利用，又確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受侵害。在加強(qiáng)檔案實(shí)體安全的同時(shí)，確保檔案信息內(nèi)容的安全，自覺(jué)做好檔案安全保密工作，我們每年都對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，將歸檔電子文件拷貝至耐久性好的載體上(通?？啼浽诠獗P(pán)上)，并且采取一式兩套的方法，一套封存保管，一套加以利用。確保檔案數(shù)據(jù)的安全、可靠。
7 加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案管理水平
   隨著信息化建設(shè)的迅猛發(fā)展，在檔案載體多樣化的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理和發(fā)展需要，客觀上對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。尤其是合資公司從事燃?xì)庑袠I(yè)的檔案管理人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。不僅要掌握各種門類檔案專業(yè)知識(shí)及計(jì)算機(jī)操作技能，在工作中充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)軟件管理檔案的優(yōu)勢(shì)，并且為保證歸檔文件的內(nèi)在質(zhì)量，還須全面了解本公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和流程，了解本公司各類檔案內(nèi)容、形成的規(guī)律、特點(diǎn)及內(nèi)在聯(lián)系，還要盡可能地了解掌握燃?xì)夤こ痰南嚓P(guān)專業(yè)知識(shí)，與燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的一些專業(yè)類別檔案。充分了解國(guó)家政策及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)。只有這樣，才能在制定公司檔案管理規(guī)定上把握準(zhǔn)確及在對(duì)燃?xì)夤こ涛募牧闲纬蛇^(guò)程中的監(jiān)督、指導(dǎo)、管理，有的放矢。為此，我們認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策及檔案專業(yè)書(shū)刊，學(xué)習(xí)燃?xì)鈱I(yè)知識(shí)。多次參加鎮(zhèn)江市檔案局、城建檔案管理處舉各類檔案培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)，從而提高了自身的業(yè)務(wù)水平，并把所學(xué)到的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中去。還利用公司燃?xì)庑?bào)積極宣傳檔案法規(guī)，增強(qiáng)公司全員檔案意識(shí)，激發(fā)大家對(duì)檔案工作的熱情和支持，提高檔案管理水平，使公司檔案管理工作躍上了一個(gè)新的臺(tái)階。
8 結(jié)語(yǔ)
    檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，同繞服務(wù)群眾、服務(wù)企業(yè)發(fā)展不斷創(chuàng)新。今后我們將通過(guò)各種途徑豐富室藏信息，將外部獲取的各種信息為我所用。收集各種最新的燃?xì)饧跋嚓P(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范類書(shū)籍，業(yè)務(wù)類圖書(shū)及網(wǎng)上相關(guān)資訊。并將獲得信息通過(guò)公司OA網(wǎng)，及時(shí)向各相關(guān)部門發(fā)布，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)提供輔助知識(shí)服務(wù)。使檔案室成為檔案信息中心，使檔案信息化管理系統(tǒng)真正成為企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的一部分。我們將逐步采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)建成數(shù)字化檔案室，完善檢索體系，提高檔案查全率和查準(zhǔn)率。還將利用公司OA網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案目錄的網(wǎng)上查詢，實(shí)現(xiàn)室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)互聯(lián)共享，方便各部門了解室藏檔案情況，更好地為公司各項(xiàng)工作提供利用。在條件具備的情況下，將檔案管理軟件系統(tǒng)升級(jí)為網(wǎng)絡(luò)版以實(shí)現(xiàn)文件網(wǎng)上全文瀏覽，真正做到檔案信息資源共享。
    隨著燃?xì)馐聵I(yè)的發(fā)展，檔案將越來(lái)越發(fā)揮巨大的作用，搞好檔案管理也越來(lái)越重要，對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越高，燃?xì)馄髽I(yè)的檔案工作只有在領(lǐng)導(dǎo)的重視、相關(guān)部門的緊密配合及檔案人員認(rèn)真負(fù)責(zé)努力工作下，才能使檔案工作在為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)中發(fā)揮更大、更好的作用，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
 
(本文作者：戴以偉 鎮(zhèn)江華潤(rùn)燃?xì)庥邢薰?212009)